Gute Kommunikation beginnt mit dem Verfassen von Verträgen. Hier sollten alle Aspekte des Gewährleistungsmanagements berücksichtigt und dokumentiert werden. Dazu gehören zum Beispiel Regeln für die Meldung von Mängeln, die Analyse und Behebung von Mängeln sowie die Rückmeldung zum Fortschritt der Gewährleistungsabwicklung. Während des Garantieprozesses ist eine regelmäßige Kommunikation zwischen dem Kunden und dem Auftragnehmer erforderlich. Der Kunde sollte sich über den Fortschritt des Garantieverfahrens auf dem Laufenden halten und eine positive Rückmeldung darüber geben, ob die zur Behebung des Mangels ergriffenen Maßnahmen zufriedenstellend waren. Schnelle Reaktionszeiten bei der Mängelbeseitigung und eine offene Kommunikation über den Fortschritt der Gewährleistungsabwicklung tragen dazu bei, das Vertrauen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer zu stärken und eine langfristige Zusammenarbeit zu ermöglichen. Ein wichtiger Aspekt der Kommunikation im Gewährleistungsmanagement ist auch das Beschwerdemanagement. Es ist wichtig, dass Kunden die Möglichkeit haben, Beschwerden über die Gewährleistungsabwicklung zu äußern. Dazu muss der Vertrag klare Regelungen enthalten. Auftragnehmer sollten Beschwerden ernst nehmen und zeitnah reagieren, um mögliche Streitigkeiten zu vermeiden. Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Kommunikation im Gewährleistungsmanagement ist die Mitarbeiterschulung. Alle an der Gewährleistungsabwicklung beteiligten Mitarbeiter müssen über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten verfügen und in der Lage sein, angemessen auf Kundenbeschwerden und -anfragen zu reagieren.